Ausscheiden aus dem Amt
I. Verwahrung durch eine Notarin / einen Notar
Scheidet eine Notarin oder ein Notar aus dem Notaramt aus, kann zur Abwicklung noch laufender Notariatsgeschäfte ein anderer Amtsträger gemäß § 51 Abs. 1 S. 2 BNotO mit der Verwahrung der Urkunden und Akten der ausgeschiedenen Notarin oder des ausgeschiedenen Notars beauftragt werden. Die Verwahrung ist nicht an Fristen gebunden; sie kann mehrere Jahre andauern. Die Verwahrung durch einen „Nur-Rechtsanwalt" ist nicht zulässig. Gemäß § 58 Abs. 3 S. 1 BeurkG erlangt der Verwahrnotar auch die Verfügungsbefugnis über noch laufende Notaranderkonten des aus dem Amt ausgeschiedenen Notars. Zuständig für die Übertragung der Verwahrung ist die Präsidentin des Oberlandesgerichts.
Dem verwahrenden Notar ist durch den ausscheidenden Notar unmittelbar nach dem Ende seiner Amtstätigkeit gemäß § 51a Abs. 1 S. 1 BNotO der Zugang zum Urkundenverzeichnis und zum Verwahrungsverzeichnis zu übertragen. Einzelheiten ergeben sich aus Abschnitt IV. dieses Merkblattes.
Der verwahrende Notar ist Amtsnachfolger (Kammergericht Berlin, Beschluss vom 08.05.2014, 1 W 208/1, DNotI-Report 2014, 142); er wickelt die noch verbliebenen Amtsgeschäfte des ehemaligen Notars im eigenen Namen und auf eigene Rechnung ab. Etwaige Schadensersatzansprüche sind über die Berufshaftpflichtversicherung des verwahrenden Notars abgedeckt. Ein Rechtsverhältnis zwischen dem verwahrenden Notar und der Notarkammer kommt nicht zustande.
Die Kostenforderungen stehen dem verwahrenden Notar zu, soweit sie nach Übernahme der Amtsgeschäfte durch ihn gemäß § 10 GNotKG fällig werden. Kosten, die nach Amtshandlungen des Amtsvorgängers fällig geworden sind, stehen gemäß § 58 Abs. 3 BNotO analog diesem oder dessen Rechtsnachfolgern zu. Der verwahrende Notar erteilt, wenn notwendig, die Kostenberechnung und / oder die Vollstreckungsklausel.
Da der verwahrende Notar uneingeschränkt Amtsnachfolger des ausgeschiedenen Notars wird, erweisen sich Notariatsverwaltungen oft als unnötig. Wenn möglich, sollte nach Auffassung der Notarkammer von vornherein statt der Einrichtung einer Notariatsverwaltung die Verwahrung durch einen Notar ins Auge gefasst werden.
II. Verwahrung durch die Notarkammer
Seit dem 1. Januar 2022 ist gemäß § 51 Abs. 1 S. 1 BNotO die Notarkammer Celle für die Inverwahrnahme von Akten und Verzeichnissen aus dem Amt ausscheidender Notarinnen und Notare zuständig, falls keine anderweitige Verwahrung angeordnet ist.
Die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen durch die Notarkammer erfolgt im Urkundenarchiv Siegen, das die Notarkammer Celle gemeinsam mit anderen Notarkammern als Gesellschafterin der „Urkundenarchiv Siegen GbR" betreibt. Die Urkundenarchiv Siegen GbR hat mit der Rhenus Archiv Services GmbH in Dortmund einen umfassenden Dienstleistungsvertrag abgeschlossen. Inhalt des Dienstleistungsvertrages ist u.a. die Abholung der in Verwahrung zu nehmenden Bestände durch die Firma Rhenus nach vorheriger Zulieferung von Verpackungsmaterial etc.
Die Archivkartonagen, die Rhenus zur Verfügung stellen wird, müssen zwingend genutzt werden, um die optimale Ausnutzung des vorhanden Regalplatzes in dem Archiv in Siegen zu gewährleisten. Anlieferung von Akten und Verzeichnissen in anderen Kisten, wie z.B. Umzugskartons, wären nicht ordnungsgemäß im Sinne von § 51a Abs. 2 S. 1 BNotO; sie müssten vor Ort kostenpflichtig umgepackt werden.
Sollte die Übernahme der Verwahrung durch die Notarkammer Celle in Betracht kommen, melden Sie sich bitte rechtzeitig bei der Geschäftsstelle. Hinzuweisen ist in diesem Zusammenhang auf § 51a Abs. 2 BNotO, wonach die Ablieferung der Akten und Verzeichnisse sowie der amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände geordnet und in einem zur Aufbewahrung geeigneten Zustand zu erfolgen hat. Liefert der Notar Akten, Verzeichnisse und die ihm amtlich übergebenen Urkunden oder Wertgegenstände nicht in einem geordneten und zur Aufbewahrung geeigneten Zustand ab, so kann die Notarkammer diese auf Kosten des Notars einem geordneten und zur Aufbewahrung geeigneten Zustand zuführen. Dies umfasst auch die Kosten für Nachholung bisher versäumter Überprüfungen gemäß § 351 FamFG bezogen auf Verfügungen von Todes wegen, die sich seit mehr als 30 Jahren in der amtlichen Verwahrung des Notars befinden. Dazu zählen auch solche Verwahrungen, die der aus dem Amt ausscheidende Notar in der Vergangenheit von anderen Notaren in Verwahrung genommen hat (Abschnitt I. dieses Merkblatts). Schließlich kann die Notarkammer die Kosten geltend machen, die für die Vernichtung oder Löschung von Akten und Verzeichnissen, deren Aufbewahrungsfrist bereits vor dem Übergang der Verwahrungszuständigkeit abgelaufen war, entstehen.
Der Notarkammer ist durch den ausscheidenden Notar unmittelbar nach dem Ende seiner Amtstätigkeit gemäß § 51a Abs. 1 S. 1 BNotO der Zugang zum Urkundenverzeichnis und zum Verwahrungsverzeichnis zu übertragen. Einzelheiten ergeben sich aus Abschnitt IV. dieses Merkblattes.
III. Notariatsverwaltung
Kommt die Amtsnachfolge durch einen verwahrenden Notar nicht in Betracht, kann an Stelle des aus dem Amt ausscheidenden Notars gemäß § 56 Abs. 2 BNotO zur Abwicklung der laufenden Notariatsgeschäfte bis zur Dauer eines Jahres ein Notariatsverwalter bestellt werden. Die Jahresfrist kann in begründeten Ausnahmefällen über ein Jahr hinaus verlängert werden. Dies ist z. B. anzunehmen, wenn noch nicht alle laufenden Notariatsgeschäfte abgewickelt sind und die weitere Abwicklung durch einen anderen Notar, der die Urkunden, Akten und Bücher gemäß § 51 BNotO in Verwahrung nimmt, nicht in Betracht kommt.
Dem Notariatsverwalter ist durch den ausscheidenden Notar unmittelbar nach dem Ende seiner Amtstätigkeit gemäß § 51a Abs. 1 S. 1 BNotO der Zugang zum Urkundenverzeichnis und zum Verwahrungsverzeichnis zu übertragen. Einzelheiten ergeben sich aus Abschnitt IV. dieses Merkblattes.
In den ersten drei Monaten nach seiner Bestellung darf der Notariatsverwalter gemäß § 56 Abs. 2 S. 3 BNotO neue Notariatsgeschäfte vornehmen. Die Drei-Monats-Frist beginnt nicht bereits mit dem Erlöschen des Notaramtes, das zu verwalten ist, sondern erst mit der Bestellung des Notariatsverwalters (BeckOK BNotO/Eschwey, BNotO § 56 Rn. 20). Nach Ablauf der Frist darf der Notariatsverwalter begonnene Notariatsgeschäfte nur noch abwickeln, aber keine neuen Notariatsgeschäfte mehr annehmen (zum Begriff des „neuen Notariatsgeschäfts" BeckOK BNotO/Eschwey BNotO, § 56 Rn. 19-23).
Die Bestellung eines Nur-Rechtsanwalts zum Notariatsverwalter ist im Bereich des Anwaltsnotariats möglich; die Notariatsverwaltung dient auch der Vorbereitung auf das Notaramt.
Nach § 57 Abs. 1 BNotO untersteht der Notariatsverwalter den für die Notare geltenden Vorschriften. Seine Bestellung erfolgt durch die Präsidentin des OLG (§ 24 Abs. 2 AVNot).
Gemäß § 58 Abs. 2 BNotO führt der Notariatsverwalter die von dem ausgeschiedenen Notar begonnenen Amtsgeschäfte fort. Die Kostenforderungen stehen ihm zu, soweit sie nach Übernahme der Amtsgeschäfte durch ihn gemäß § 10 GNotKG fällig werden; durch den Amtsvorgänger vereinnahmte Vorschüsse muss sich der Verwalter anrechnen lassen. Kosten, die nach Amtshandlungen des Amtsvorgängers fällig geworden sind, stehen gemäß § 58 Abs. 3 BNotO diesem oder dessen Rechtsnachfolgern zu.
Die Notariatsverwalterin/der Notariatsverwalter führt sein Amt auf eigene Rechnung (§ 59 Abs. 3 BNotO in Verbindung mit Ziffer 29 der Satzung der Notarkammer Celle). Für Amtspflichtverletzungen der Notariatsverwalterin / des Notariatsverwalters haften gemäß § 61 Abs. 1 BNotO die Notarkammer und die Notariatsverwalterin / der Notariatsverwalter gesamtschuldnerisch. Die Notarkammer unterhält gemäß § 61 Abs. 2 BNotO eine Haftpflichtversicherung für sich und die Notariatsverwalter in ihrem Bezirk. Die Kosten für die Haftpflichtversicherung trägt die Notariatsverwalterin/der Notariatsverwalter (ca. 1.850 € jährlich; Stand 01/2023).
Die Übernahme einer Notariatsverwaltung stellt keine Betriebsübernahme im Sinne des § 613a BGB dar. Der Notariatsverwalter übernimmt somit nicht die Verantwortung für das Personal des ausgeschiedenen Notars (LAG Düsseldorf, RNotZ 2010, 551 für den Bereich des hauptberuflichen Notariats).
Nach Beendigung der Notariatsverwaltung sind gemäß § 51 Abs. 1 BNotO die Urkunden, Akten und Bücher des Notars in die Verwahrung der Notarkammer zu geben, sofern nicht ein Notar mit der Verwahrung beauftragt wird. Die Folgeverwahrung durch einen Notar ist insbesondere dann sinnvoll, wenn zwischen ihm und dem ausgeschiedenen Notar eine Berufsausübungsgemeinschaft besteht oder bestand. Die Verwahrung durch einen Notar kann in geeigneten Fällen auch in der Weise erfolgen, dass er nur bestimmte (jüngere) Jahrgänge in Verwahrung nimmt und im Übrigen die Notarkammer verwahrt. Die Verwahrung erstreckt sich auch auf die Nebenakten im Sinne der §§ 40 ff. NotAktVV, die noch nicht vernichtet werden dürfen. Dies sind gemäß § 51 Abs. 1 Nr. 4 NotAktVV die Nebenakten, die noch nicht älter als sieben Jahre sind oder solche, die den Sonderbestimmungen für Nebenakten gemäß § 52 NotAktVV unterfallen.
Ebenfalls auf die Notarkammer oder einen verwahrenden Notar zu übertragen sind das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis (vgl. Abschnitt IV. dieses Merkblattes).
IV. Das „Digitale Notariat“ und der elektronische Rechtsverkehr
Im Folgenden stellen wir die Konsequenzen des Ausscheidens aus dem Notaramt mit Bezug auf das „Digitale Notariat“ da. Für alle Fragen rund um das Digitale Notariat und den elektronischen Rechtsverkehr empfiehlt es sich, die Onlinehilfe der BNotK zu nutzen: https://onlinehilfe.bnotk.de/.
1. XNP-Basiskomponente
XNP ist die Basisanwendung, die die Bundesnotarkammer kostenfrei allen Notarinnen und Notaren und den Amtsnachfolgern zur Verfügung stellt. Innerhalb der XNP-Anwendung werden verschiedene weitere Anwendungen eingebunden und ausgeführt (bspw. der Zugriff auf die elektronischen Verzeichnisse UVZ und VVZ oder der Zugriff auf das besondere elektronische Notarpostfach – beN).
XNP muss auch auf den Rechnern im Büro der Amtsnachfolgerin / des Amtsnachfolgers installiert sein.
Zu bestellen ist XNP nach Übertragung der Amtstätigkeit bei der NotarNet GmbH. Weitere Informationen sind der Onlinehilfe der BNotK zu entnehmen: https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/bundesnotarkammer/xnp.html.
2. Übertragung der elektronischen Verzeichnisse UVZ und VVZ inkl. der elektronischen Urkundensammlung
Je nach dem, welche Stelle nach dem Ausscheiden aus dem Notaramt / nach der Beendigung der Notariatsverwaltung die Akten und Verzeichnisse in Verwahrung nimmt - Notarkammer oder Verwahrnotar - müssen auf diese Verwahrstelle gemäß § 51a Abs. 1 S. 1 BNotO auch das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis übertragen werden. Mit der Übertragung des Urkundenverzeichnisses erfolgt automatisch auch die Übertragung Ihrer elektronischen Urkundensammlung auf die neue Verwahrstelle. Hierfür ist die die Funktion „Amtsübergabe" in UVZ und VVZ zu nutzen. Informationen zur Nutzung der Funktion „Amtsübergabe" finden sich in der Onlinehilfe der BNotK (https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/urkundenverzeichnis-uvz/amtsuebergabe-uebergabe-zur-verwahrung.html). Die Übertragung ist unmittelbar nach Ende der Amtstätigkeit vorzunehmen, da die Zugriffsmöglichkeit auf das Urkunden- und Verwahrverzeichnis kurzfristig nach dem Ende der Amtstätigkeit erlischt. Vor diesem Hintergrund sollten auch alle in der Zeit vor dem Ende der Amtstätigkeit errichteten Urkunden zum Ende der Amtstätigkeit vollständig bearbeitet worden sein, damit die Übertragung des UVZ noch während der Zeit der Zugriffsmöglichkeit erfolgen kann.
3. Das Zentrale Testamentsregister
Amtsnachfolger können bis zu 14 Tage nach Amtsende noch auf das ZTR des ausgeschiedenen Notars zugreifen. Gleichwohl sollte einige Tage vor dem Ende der Amtstätigkeit und nochmals am letzten Tage der Amtstätigkeit geprüft werden, ob sich im Zentralen Testamentsregister nicht erledigte Sterbefallbenachrichtigungen befinden. Eine automatische Amtsübergabe des Zentralen Testamentsregister an die Amtsnachfolgerin/den Amtsnachfolger bzw. die Notarkammer findet (noch) nicht statt.
4. Kein Zugriff mehr auf das beN nach dem Ausscheiden aus dem Notaramt
Das besondere elektronische Notarpostfach eines notariellen Amtsträgers wird entsprechend § 18 NotVPV automatisiert nach Ende einer amtlichen Tätigkeit gesperrt; maßgeblich ist der Eintrag im Notarverzeichnis. Ab diesem Zeitpunkt können auch keine Nachrichten mehr in diesem Postfach eingehen. Soweit die Nachrichten im Notarbüro nicht anderweitig archiviert wurden, ist auch ein Zugriff auf die bisherigen Nachrichten nicht mehr möglich.
Alle neuen Nachrichten können nur noch an das Postfach des Notariatsverwalters / Aktenverwahrers übersandt werden. Der Amtsnachfolger und dessen Notarpostfach kann seitens eines Absenders bspw. über die Notarauskunft ermittelt werden. Eine automatische "Weiterleitung" ist weder zulässig noch technisch möglich.
Sollte für eingehende Nachrichten vor dem Eintrag des Ausscheidens aus dem Amt im Notarverzeichnis kein Abruf im Notarbüro erfolgt sein, kann für einen zu benennenden konkreten Zeitraum eine Liste der nicht abgerufenen Nachrichten bei der Bundesnotarkammer angefordert werden.
5. Lizenz XNotar
Ein Rechtsanwalt, dem eine Notariatsverwaltung übertragen wird, benötigt eine eigene Lizenz für XNotar (sofern XNotar in der Geschäftsstelle im Einsatz ist). Die Bestellung erfolgt bei der NotarNet GmbH.
6. Registerbox
Die Registerbox, die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt worden ist, ist an diese über die NotarNet GmbH (Burgmauer 53, 50667 Köln) samt dem Stromkabel und den Netzwerkkabeln zurückzugeben, sofern in der Kanzlei keine Notarin oder kein Notar mehr eine Geschäftsstelle unterhält.
V. Amtssiegel
Unmittelbar nach Erlöschen des Amtes sind die Amtssiegel gemäß § 51 a Abs. 1 Satz 2 BNotO bei der Präsidentin/dem Präsidenten des zuständigen Landgerichts abzugeben. Dort werden die Siegel vernichtet (§ 51 Abs. 2 BNotO).
VI. Notar a. D.
Will der aus dem Notaramt ausscheidende Amtsträger seine Amtsbezeichnung mit dem Zusatz „außer Dienst (a. D.)" führen, benötigt er die Genehmigung der Präsidentin des OLG gemäß § 52 Abs. 2 BNotO. Hat der Anwaltsnotar nicht nur auf das Notaramt, sondern auch auf die Rechte aus der Zulassung zur Rechtsanwaltschaft verzichtet, muss ihm vor der Gestattung gemäß § 52 Abs. 2 BNotO zunächst durch die zuständige Rechtsanwaltskammer gemäß § 17 Abs. 2 BRAO die Erlaubnis erteilt worden sein, die Berufsbezeichnung „Rechtsanwalt" mit dem Zusatz „im Ruhestand" weiterzuführen.
VII. Kündigung von Dauerschuldverhältnissen
Es empfiehlt sich, rechtzeitig vor dem Ausscheiden aus dem Notaramt folgende Dauerschuldverhältnisse zu kündigen:
- die Vermögensschadenshaftpflichtversicherung für das Notarrisiko;
- die Nutzung der Signaturkarte bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer (Burgmauer 53, 50667 Köln);
die Kündigungsfrist beträgt sechs Wochen zum Jahresende; - den Supportvertrag mit der NotarNet GmbH (Burgmauer 53, 50667 Köln) bezüglich der Programme SigNotar und XNotar,
falls vereinbart; die Kündigungsfrist beträgt einen Monat zum Jahresende.
VIII. Internet
Es existieren zahlreiche Internetangebote, die Branchenbücher oder Adressverzeichnisse zur Verfügung stellen. Aus dem Amt ausscheidende Notare müssen damit rechnen, dass sie mit ihrer Amtsbezeichnung ungefragt und eventuell sogar ungewollt in solchen Verzeichnissen aufgelistet sind und entgegen § 52 Abs. 1 BNotO auch gelistet bleiben. Es dürfte sich empfehlen, mit einer Recherche über Google oder einen anderen Internetsuchdienst solche Eintragungen zu identifizieren und bei den Betreibern der Seiten darauf zu drängen, den Eintrag nach der Beendigung des Notaramtes zu löschen.